Besluitvorming versus (zelfstandige) vertegenwoordiging

Regelmatig kom ik in mijn praktijk cliënten tegen die de bevoegdheid tot het nemen van besluiten binnen een rechtspersoon en de bevoegdheid tot het vertegenwoordigen van een rechtspersoon door elkaar halen.

Zo had ik vorige week een bestuurder ("Piet") van een besloten vennootschap (BV Invest) aan tafel die wilde deelnemen en investeren in een nieuw op te richten besloten vennootschap (BV Newco).

We bespraken waarborgen die zouden kunnen worden opgenomen in de statuten van BV Newco om BV Invest als minderheidsaandeelhouders te beschermen.

BV Newco zou volgende week opgericht worden. Toevallig liet Piet eerder tijdens de bespreking vallen dat zijn mede bestuurder ( "Harry") in het buitenland verblijft. Op mijn vraag wat Harry van de investering vindt en of Harry volgende week ook aanwezig zal zijn bij de oprichting van BV Newco kreeg ik als antwoord: "ik heb de deelname en investering nog niet besproken, maar dat geeft niet, want ik ben toch zelfstandig bevoegd". Reden voor mij om mijn secretaresse te berichten dat mijn bespreking iets langer ging duren.

Piet zijn opmerking is niet uniek. Ik krijg een soortgelijke opmerking vaker te horen.

Binnen een vereniging, naamloze vennootschap en besloten vennootschap zijn er meestal twee organen die besluiten mogen nemen. Dit zijn de algemene vergadering en het bestuur. Bij een stichting is er vaak slechts één orgaan, namelijk het bestuur. Welk orgaan welke besluiten mag nemen blijkt uit de wet en uit de statuten van de rechtspersoon.

Een bestuursbesluit (het besluit van Piet en Harry om deel te nemen en te investeren in BV Newco) moet veelal worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen in een bestuursvergadering. Het is ook niet ongebruikelijk dat voor een besluit tot deelneming in een andere rechtspersoon voorafgaande toestemming nodig is van de algemene vergadering.

Pas indien het besluit tot deelneming en investering is genomen komen we toe aan vertegenwoordiging. Wie van ons moeten er allemaal naar de notaris om de oprichtingsakte van BV Newco te ondertekenen?

De wet bepaalt in de artikelen 2:45, 2:130, 2240 en 2:292 dat het bestuur de rechtspersoon vertegenwoordigt. In de statuten kan worden opgenomen of de bestuurders slechts gezamenlijk of iedere bestuurder zelfstandig bevoegd is de rechtspersoon te vertegenwoordigen.

Gezamenlijke vertegenwoordiging is 'veilig'. Indien Piet en Harry gezamenlijk bevoegd zijn BV Invest te vertegenwoordigen kan Harry niet ineens na zijn verblijf in het buitenland 'verrast' worden met een deelneming. De keerzijde van de medaille is dat indien het besluit netjes is genomen Harry niet aanwezig hoeft te zijn bij de oprichting van BV Newco indien Piet en Harry ieder zelfstandig bevoegd zijn de BV Invest te vertegenwoordigen.

Een tussenweg waar ik tijdens het proces van oprichting altijd op wijs is het opnemen dat de bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn de rechtspersoon te vertegenwoordigen, maar daarnaast ook een volmacht voor bepaalde activiteiten af kunnen geven aan individuele bestuurders. Deze volmacht kan worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Voor de vraag of een notaris moet controleren of besluitvorming juist tot stand is gekomen verwijs ik graag naar mijn eerder blog over tegenstrijdig belang.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van bovenstaande kunt u contact opnemen met Debbie van Lierop op telefoonnummer 030-2150512 of per email d.vanlierop@holtmannotarissen.nl

Debbie van Lierop
Terug naar overzicht

© Holtman Notarissen, all rights reserved  |

  Website by: eResults